請求書はフリーランスにとって大切な書類の一つです。請求書について知っておけば取引もスムーズになります。
ただ、慣れないうちは請求書の書き方に戸惑うフリーランスもいるでしょう。私も実際そうでした。
そこで今回は、フリーランスが知っておくべき請求書の書き方や注意点、便利な請求書作成サービスについても紹介していきます。
請求書の役目
請求書とは仕事の対価を請求するための書類です。報酬の証明になるのでフリーランスと取引先の会社、双方のトラブル防止として役立ってくれます。
また、請求書は単に報酬を入金してもらうためではなく、確定申告時にも必要になります。
確定申告では年間の売上を記入して提出しなければなりませんが、売上計算時に請求書は欠かせません。
なお、国税庁によると確定申告時に請求書の提出義務はないものの、確定申告の基になった請求書は5年間の保存が必要です。
フリーランスが知っておくべき請求書の書き方
さっそく請求書の書き方について説明をしていきます。詳しい書き方は国税庁のページにも載っているので確認してください。
請求書で必ず記載が必要な項目は以下の通り。抜けがないように注意しましょう。
- 書類作成者の氏名または名称
- 取引年月日
- 取引内容
- 取引金額(税込み)
- 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
請求書の項目の意味と書き方
では請求書のそれぞれの項目の意味と書き方を順に説明します。
1. 請求書の宛名
取引先の会社名と事業部名、担当者名などを記入して下さい。依頼主と異なる宛先を指定される場合もあるので事前に確認しましょう。
「様」と「御中」の使い分けも注意すべき点です。
- 御中は社名、部署、団体名などの後に添えるもの
- 様は個人名に添える敬称
様を社名や部署名に使う、個人名に御中を使うといった書き間違いがないようにしましょう。
2. 請求内容
請求内容には、商品・サービス名、数量、合計金額も記載して下さい。取引先に書き方を指定されることがあります。
商品・サービスとは「原稿料」「広告費」「システム設計費」「業務委託費」などの品目を指し、取引内容がひと目で分かりやすい品目を選ぶのがおすすめです。
立替経費が発生した場合は「資料代」「交通費」などで項目を追加して請求しましょう。
3. 発行日
発行日は取引先の締め日を記載するのが基本ですが、個人の場合は請求書を発行した日を「請求日」として記すこともあります。
取引先によっては20日、末日など発行日は異なるので、必ず先に確認を取るようにしましょう。
4. 請求書番号
請求書番号は請求書の右上に記載にしましょう。番号をふっておくことで後で請求内容を確認しやすくなります。
請求番号の振り方に特に決まりはありません。それぞれが管理しやすい番号を振り分けましょう。
5. 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
フリーランスである自分の名前と、電話番号、住所等を書きます。
6. 振込先
銀行名、支店名、口座の種類、口座名、口座番号を正確に記載しましょう。
一般的に支払う側が振込手数料の負担をすることになっていますが、事前にどちらが負担するか確認しておくと良いでしょう。
負担してもらう場合は、特記事項欄に「恐れ入りますが振込手数料はご負担ください」など一筆書くのがおすすめです。
7. 支払期限
取引先が報酬支払いを完了するまでの期限日を記載しましょう。
一般的な支払い期限は月末締めで翌月末、または翌々月末支払いにすることが多いです。
8. 消費税の表示
消費税の金額を明記します。消費税の内訳がわかるよう、税抜き価格と消費税、最後に合計して税込み金額を記載するのが一般的です。
税込みか税抜きかでトラブルになることがあるので、請求書作成前に取引先と確認しておくのがおすすめです。
内訳には軽減税率の対象となる品目（8%）と対象とならない品目（10%）の小計、それぞれの消費税額を記載しておきましょう。
9. 特記事項（備考）
条件による支払い期日の変更、分割払いなど、請求と支払いに関して特別な条件がある場合は特記事項に記載しましょう。
フリーランスの請求書の発行で特に気をつけること
請求書は不備がないように記載するのはもちろんですが、特に注意しておくべき点があります。
指定フォーマットの有無を確認する
請求書は取引先が独自のテンプレートを採用しているケースがあります。
そうなると取引先に合わせて請求書を作成しなくてはならず、ミスも起こりやすくなります。
請求書のフォーマットで分からない箇所があったら、すぐ確認を取るようにしましょう。
源泉徴収が発生するか確認する
源泉徴収とは、毎月の報酬に対する所得税を、報酬を支払う側の事業者があらかじめ天引きする制度のことです。
フリーランスの源泉徴収対象となる報酬は法律（所得税法の第204条1～8）で決められており、原稿料、デザイン料、講演料などがあります。
例えば、WEBライティングの場合は原稿料、WEBデザインやロゴ制作はデザイン料として源泉徴収の対象です。
詳しくは国税庁のこちらのページを参考にしてください。
源泉徴収がされていない場合は、所得税がかかります。その際は確定申告で納税が必要です。
請求書の名前の付け方に注意
請求書をPDF化してメールやチャット等で送付する際は、作成したデータ保存時にファイルに付ける名前は分かりやすくしておきましょう。
ファイル名の付け方は「取引内容＋日付＋自分の名前（屋号）」などがおすすめです。
自分も取引相手も請求書を管理しやすくなります。
請求書テンプレートをダウンロードできるサイト3選
これまで請求書の書き方を説明してきましたが、正直「一から作成するのは面倒だ」と感じた方もいるでしょう。
ExcelをインストールしているPCがあるなら、ダウンロードして自由に使えるテンプレートを利用するのがおすすめです。
ここでは無料テンプレートを利用できるサービスをいくつか紹介します。
MFクラウド請求書
- 70種類以上の請求書
- 請求書のダウンロードだけなら無料で利用できる
MFクラウド型請求書は、いくつかの有料機能がありますが、請求書のダウンロードだけであればお金はかかりません。
「色から選ぶ」「イメージから選ぶ」「業種から選ぶ」などのタグを選択すれば、自分に適した請求書を探せます。
請求書だけでなく、見積書や納品書などのテンプレートもあるのでさまざまなシーンで応用できそうです。
有料版では、請求書の郵送代行、MFクラウド会計と連携などがあり、会計処理の効率が格段にアップできるでしょう。
bizocean「書式の王様」
- 160種類以上の請求書から選べる
- ビジネステンプレート多数
書式の王様は請求書など様々な書類のテンプレートを無料ダウンロードできるサイトです。
請求書はシンプルなものから、柄がついたもの、軽減率、インボイス制度に対応したものなど多数あるので、お好みの請求書を探してみて下さい。
みんエク！みんなのExcelテンプレート
- 14種類
- 会員登録不要でダウンロードできる
みんエクはエクセル対応のテンプレートが無料ダウンロードできるサイトです。
種類は少ないですが会員登録しなくてもすぐにダウンロードすることができます。
クラウド上で請求書作成・管理ができるサービス5選
テンプレートで請求書を作成するのは、便利な反面、合計金額や税率の計算管理に手間がかかったり、PC環境によっては文字崩れしたりなどのトラブルも。
これらのトラブルを回避したいときに便利なのが、クラウド系請求書作成サービスです。
正確に請求書を作成できるだけでなく、経理処理の手間を大幅に省けるのがメリット。
すべて無料プランやお試しできるサービスばかりなので、ぜひ試してみてください。
クラウドサイン
- 会員登録すれば無料で請求書をオンライン送付できる
- 有料版なら送信件数は無制限
- 同じ形式の書類を一括送信できる機能がある(有料プラン)
- 月額10,000円〜
クラウドサインは、事前に合意が済んでいる契約書・請求書などをアップロードし、相手方が同意すれば暗号化方式の電子署名が施されるサービスです。
送付先が受領したかを目視で確認できるので、請求書を郵送やメール添付するのに不安がある人におすすめです。
あらあじめ自分で請求書は作成しなければなりませんが、5件まで無料でオンライン送付できます。
月額10,000円～でリスク管理を強化をしたプランに移行可能。無料プランでは物足りないと感じたら検討してみましょう。
MISOCA
- 会員登録すれば5件まで無料で請求書作成できる
- 請求書以外の書類も無料作成可能
- 郵送やメール送付はワンクリックでできる
- 確定申告ソフト弥生との連携も可能
- 月額800円〜
MISOCAはPCやスマホで簡単に請求書作成・送付・管理ができるサービスです。
豊富なデザインテンプレートから好みのものを選べ、無料プランでも請求書作成は5件まで、見積書や納品書などは無制限で作成できます。
見積書からの請求書自動作成機能、お得意様登録機能など機能面も充実。
請求書にかける労力をぐっと減らせるので、経理処理に苦手意識を持っている人にもおすすめです。
弥生の申告ソフト、freee、MFクラウド会計といった確定申告ソフトとの連携もできます。
今ならキャンペーンにて1年間無料で有料プランを利用できるので、各プランの使い勝手を比較してみてもいいですね。
CLOUD PAPER
- 請求書と見積書の管理・作成が簡単にできる
- ワンクリックでPDF変換・送付ができる
- 作成した見積請求書は1通170円で発送可能
- 毎月・毎年出している請求書を自動化してくれる
- 月額料金1,000円～（60日間無料で全機能利用可能）
CLOUD PAPERは、ブラウザがあればPCでもスマホでも利用できる請求書作成サービス。
作成した書類はワンクリックでPDFに変換し郵送・メールもできます。
他にも繰り返し請求、入金管理など機能も充実。請求書データから入金予定の金額も自動算出してくれるので、入金管理にも役立ちます。
毎月、毎年出している請求書も自動化してくれるので、請求書作成の手間を一気に省くことができるでしょう。
クラウド会計ソフトfreee
- 請求書を簡単作成でき一元管理できる
- 請求書は会計freeeに自動連動される
- スマホでも請求書が作成できる
- 無料プランあり
会計ソフトfreeeは、無料プランでも請求書作成と基本的な会計機能が同時に利用できます。
請求書の作成や取引データの閲覧・編集なども自由自在。ただし、直近1か月に登録した書類のみ、と制限があります。
作成した請求書の情報は売掛金として自動でfreeeに登録されるので、会計管理も一緒にできるのが大きなメリットです。
気になる方はまずは無料プランからはじめて損はないでしょう。
board
- 見積もり入力だけで必要な書類全てを一括生成
- 請求処理をまとめて処理できる
- 洗練されたデザイン
- 導入企業2,700社以上
- 月額980円～(初回30日間は無料)
boardは、請求書作成だけでなく発注管理（支払管理）、営業管理・経営管理など、事業運営に関わる部分までをカバーできるサービス。
請求書・発注書・領収書・見積書などさまざまな書類を作成・発行できます。
紙媒体出身のデザイナーによる洗練されたデザインが揃っているので、レイアウトに拘りたい方にもぴったりです。
そしてダッシュボード機能やメール・Slack・chatwork通知機能があるので、請求、支払漏れ防止を防いでくれるでしょう。
おわりに
ということで今回はフリーランスの請求書の作り方や注意点などを説明をしてきました。
請求書は報酬の入金のためだけではなく、確定申告時も必要な書類です。
ですので正確かつ取引先に配慮した請求書を作成し、フリーランスの仕事をよりスムーズにしましょう。
請求書の作成の効率化には、本記事で紹介したテンプレートやクラウド系サービスを利用するのがおすすめです。
